Terminverwaltung für Praxen

Ob Sprechstunde, Behandlungstermin oder Rückruf: Mit Planerflow buchen Ihre Patienten selbst – ohne Warteschleife und ohne dass das Praxisteam jeden Anruf einzeln beantworten muss. Ihre Praxis behält den Überblick über Kalender, Auslastung und Terminerinnerungen. Gleichzeitig bleibt die Terminorganisation flexibel genug für den echten Praxisalltag: verschiedene Behandlungszeiten, mehrere Behandler, Pausen und kurzfristige Änderungen. Datenschutzkonform auf Servern in Deutschland, ohne Installation und ohne IT-Aufwand.

Terminorganisation, die zum Praxisalltag passt

Jede Praxis arbeitet anders. Deshalb lässt sich Planerflow an Ihren Ablauf anpassen – von den Sprechzeiten über die Termindauern bis zu den buchbaren Leistungen. Sie entscheiden, welche Terminarten Patienten online buchen dürfen und welche Sie lieber persönlich vergeben. Pausen, Mittagszeiten und administrative Blöcke werden im Kalender berücksichtigt, sodass Online-Buchungen gar nicht erst in diesen Fenstern landen.

Sprechstunden und Behandlungszeiten flexibel planen

Nicht jeder Termin dauert gleich lang. Ein Kontrolltermin ist schneller vorbei als ein Erstgespräch, eine Behandlung braucht mehr Puffer als eine Beratung. In Planerflow legen Sie pro Leistung fest, wie viel Zeit eingeplant wird und wie viel Abstand zum nächsten Termin bleiben soll. So entstehen keine unrealistischen Ketten, und Ihr Team arbeitet mit einem Kalender, der die Realität abbildet statt sie zu ignorieren.

Weniger Wartezeit, ruhigerer Ablauf

Die Wartebereich-Ansicht zeigt dem Team auf einen Blick, welche Patienten eingecheckt sind, wer wartet und wer als Nächstes dran ist. Zusammen mit realistischen Zeitfenstern sorgt das für einen deutlich ruhigeren Ablauf – ohne Zettelwirtschaft und ohne Zurufe durchs Wartezimmer. Patienten profitieren von kürzeren Wartezeiten, Ihr Team von einem klaren Tagesbild.

No-Shows in der Praxis reduzieren

Verpasste Termine blockieren Zeit, die anderen Patienten fehlt. Planerflow versendet automatisch eine Bestätigung nach der Buchung und eine Erinnerung vor dem Termin. In der Praxis sinken No-Shows dadurch um bis zu 32 %. Zusätzlich können Patienten ihre Termine im Kundenportal einsehen – das reduziert Missverständnisse über Datum und Uhrzeit erheblich.

Patientenportal ohne Passwort

Passwörter sind im Praxisalltag eine Hürde – besonders für ältere Patienten. Deshalb funktioniert das Planerflow-Patientenportal ohne Passwort: Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und Postleitzahl. Dort sehen Patienten ihre anstehenden und vergangenen Termine. Rückfragen am Telefon werden dadurch seltener, und das Empfangsteam gewinnt Zeit für die Anliegen, die persönliche Aufmerksamkeit brauchen.

Mehrere Behandlungsräume und Mitarbeiter

Ob zwei Behandler parallel oder ein Team mit unterschiedlichen Schwerpunkten: Planerflow bildet mehrere Kalender ab. Jeder Mitarbeiter hat eigene Verfügbarkeiten; Patienten können – wenn Sie es freigeben – den gewünschten Ansprechpartner wählen. Die Auslastung pro Person bleibt transparent, und bei personellen Änderungen legen Sie einfach einen neuen Zugang an. Eine aufwendige Einarbeitung in mehrere Systeme entfällt.

Datenschutz in der Praxis

Gesundheitsdaten gehören zu den sensibelsten Daten überhaupt. Planerflow verarbeitet sie DSGVO-konform auf Servern in Deutschland – ohne Drittland-Transfer. Alle Verbindungen sind per HTTPS/TLS verschlüsselt, Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert, und jeder Mandant hat einen strikt getrennten Datenraum. Planerflow ersetzt keine medizinische Dokumentation, sondern organisiert die Termine davor und danach.

Terminverwaltung für unterschiedliche Fachrichtungen

Ob allgemeinmedizinische Praxis, Facharztpraxis, Therapie oder Heilpraxis: Die Anforderungen an die Terminvergabe unterscheiden sich, die Grundmechanik bleibt gleich. Sie definieren Sprechzeiten, Leistungen und Buchungsregeln und passen sie an Ihre Fachrichtung an. Kurze Kontrollen lassen sich ebenso abbilden wie lange Erstgespräche. So muss Ihre Praxis keine Kompromisse machen, nur weil die Software ein starres Raster vorgibt.

Empfang und Team entlasten

Der Empfang ist die Schaltzentrale der Praxis – und gleichzeitig der Ort, an dem das Telefon am häufigsten klingelt. Mit der Online-Buchung verlagert sich ein großer Teil der Terminvereinbarung auf die Buchungsseite. Das Team kann sich auf die Patienten konzentrieren, die vor Ort sind, und auf die Aufgaben, die wirklich persönliche Aufmerksamkeit brauchen. In Stoßzeiten entsteht dadurch spürbar weniger Druck.

Planungssicherheit für Stoßzeiten, Urlaub und Vertretungen

Praxisalltag heißt auch: Urlaubszeiten, Vertretungen und unvorhersehbare Engpässe. In Planerflow sperren Sie Zeiten für einzelne Kalender oder das gesamte Team, sodass online keine Termine in diesen Fenstern landen. Buchungsfenster legen fest, wie weit im Voraus Patienten planen können – das erleichtert die Urlaubsplanung und verhindert, dass der Kalender Monate im Voraus unkontrolliert vollläuft.

Vom Telefontermin zur Online-Buchung

Richten Sie Ihren Zugang ein, hinterlegen Sie Sprechzeiten und Leistungen, teilen Sie den Link zu Ihrer Buchungsseite – fertig. Neue Termine erscheinen direkt im Kalender, Bestätigungen und Erinnerungen laufen automatisch. Sie können die Online-Buchung zunächst für einzelne Leistungen freigeben und später ausweiten. So bleibt die Umstellung kontrolliert und der Praxisbetrieb läuft ungestört weiter.

Digitales Wartezimmer: Anmeldung ohne Stau am Empfang

Am Empfang treffen Anmeldung, Telefon und Behandlungsrufe gleichzeitig aufeinander. Das digitale Wartezimmer entlastet genau diesen Punkt: Patienten melden sich selbst an, und das Team sieht in Echtzeit, wer bereits da ist, wer wartet und welcher Patient als Nächstes dran ist. Aufrufe lassen sich über eine Bildschirmanzeige oder ein Signal steuern, statt durch den Flur zu rufen. Bei mehreren Behandlern und parallelen Terminen sorgt das für einen klaren, ruhigen Ablauf – und die Patienten erleben die Praxis als gut organisiert.

Warteliste: ausgefallene Sprechstunden wieder füllen

Kurzfristige Absagen gehören zum Praxisalltag. Die Frage ist nur, wie schnell eine Lücke wieder gefüllt wird. Mit der Warteliste tragen sich Patienten ein, die früher kommen möchten. Wird ein Termin frei, sehen Sie die passenden Einträge sofort und können den Platz ohne Telefonrunde neu vergeben. Besonders hilfreich ist das bei kurzen Kontroll- und Folgeuntersuchungen, die sich flexibel einschieben lassen. So geht wertvolle Sprechstundenzeit nicht verloren, und Patienten mit dringendem Bedarf kommen schneller an einen Termin.

Hygiene- und Rüstzeiten automatisch einplanen

Zwischen zwei Behandlungen braucht es Zeit für Hygiene, Rüstung und Dokumentation. Wird diese Zeit nicht eingeplant, gerät der gesamte Tag ins Rutschen. In Planerflow legen Sie pro Leistung passende Puffer fest, die automatisch berücksichtigt werden. Online buchbare Termine rücken dann gar nicht erst zu eng zusammen. Das entlastet das Team, weil es nicht ständig nachjustieren muss, und sorgt für einen realistischeren Zeitplan – gerade an Tagen mit vielen kurzen Behandlungen und aufwendigen Eingriffen.

Therapiepraxen: längere Einheiten und Serientermine

In Therapie- und Heilpraxen dauern Termine länger, und Behandlungen laufen oft über mehrere Wochen. Planerflow lässt sich darauf einstellen: längere Einheiten als eigene Leistung, regelmäßige Abstände und klare Buchungsfenster. Patienten buchen ihre Termine selbst und sehen im Kundenportal, wann die nächste Einheit ansteht. Das entlastet die Praxisorganisation, weil Terminabsprachen für die laufende Serie nicht immer wieder telefonisch geklärt werden müssen. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit mit dem Patienten.

Laufkundschaft und spontane Anliegen

Manche Praxen haben Patienten, die ohne Termin vorbeikommen. Das digitale Wartezimmer hilft auch dann: Wer spontan erscheint, kann eingecheckt werden und in die laufende Reihenfolge einrücken, sofern Sie das möchten. Gleichzeitig bleiben online gebuchte Termine planbar, weil sie im Kalender reserviert sind. Für das Team entsteht ein klares Bild davon, welche Zeit tatsächlich für spontane Anliegen übrig ist – statt zwischen festen Terminen und unangemeldeten Patienten hin und her zu jonglieren.

Erinnerungen per E-Mail und SMS

Nicht jeder Patient liest regelmäßig E-Mails. Damit Erinnerungen trotzdem ankommen, lässt sich der Versand zusätzlich per SMS einrichten. Vor dem Termin erhalten Patienten so eine kurze, deutliche Nachricht mit Datum, Uhrzeit und Ansprechpartner. Das senkt verpasste Termine spürbar und reduziert Rückfragen am Empfang. Jede Erinnerung enthält einen Abmeldelink, sodass Patienten selbst entscheiden können, ob sie weitere Nachrichten wünschen. Für das Team läuft die gesamte Kommunikation automatisch, ohne To-do-Listen.

Auslastung und Terminarten auswerten

Mit der Zeit zeigt sich, welche Leistungen besonders gefragt sind und wo es Engpässe gibt. Die Statistiken in Planerflow geben einen Überblick über die Terminentwicklung und die Verteilung von online gebuchten und manuell vergebenen Terminen. Auf dieser Basis lassen sich Sprechzeiten, Termindauern und Buchungsfenster gezielt anpassen. Vielleicht lohnt es sich, für bestimmte Leistungen mehr Zeit einzuplanen oder zusätzliche Sprechstunden anzubieten. So wächst die Terminorganisation mit den Anforderungen Ihrer Praxis.

Mehrere Standorte und Filialen einer Praxis

Nicht jede Praxis besteht aus einem einzigen Standort. Filialen, Zweigstellen oder zusätzliche Behandlungsräume bringen eigene Sprechzeiten und Ansprechpartner mit. In Planerflow legen Sie für jeden Standort eigene Kalender und Leistungen an, sodass Patienten bei der Buchung den passenden Ort auswählen können. Die Auslastung bleibt trotzdem zentral sichtbar, weil alle Termine in einem System zusammenlaufen. So behalten Sie den Überblick, ohne für jeden Standort eine separate Software zu betreiben – und Patienten finden den Ort, der für sie am nächsten liegt. Auch Urlaubs- und Vertretungszeiten lassen sich standortbezogen sperren.

Häufige Fragen

Eignet sich Planerflow für Arztpraxen und Heilberufe?

Ja. Planerflow wird unter anderem von Praxen und Heilberufen genutzt. Sie legen selbst fest, welche Leistungen buchbar sind und wie viel Zeit pro Termin eingeplant wird. Medizinische Dokumentation ersetzt Planerflow nicht – es organisiert die Termine davor und danach.

Wie erfahren Patienten von ihrer Terminbestätigung?

Nach der Buchung erhalten Patienten eine Bestätigung per E-Mail. Vor dem Termin versendet Planerflow automatisch eine Erinnerung – ganz ohne manuelle Anrufe.

Können Patienten ihre Termine selbst verschieben?

Patienten können ihre Termine im Kundenportal einsehen. So lassen sich Rückfragen und Verschiebungen deutlich einfacher klären, ohne dass das Telefon klingelt.

Kann ich einzelne Leistungen von der Online-Buchung ausnehmen?

Ja. Sie entscheiden pro Leistung, ob sie online buchbar ist oder nur intern vergeben wird. Auch Sprechzeiten und einzelne Mitarbeiter lassen sich gezielt freigeben oder sperren.

Was passiert bei Notfällen und kurzfristigen Änderungen?

Kurzfristige Änderungen nehmen Sie wie gewohnt im Kalender vor. Bereits gebuchte Patienten behalten ihre Terminübersicht im Kundenportal; bei Verschiebungen behalten Sie die volle Kontrolle über den Tagesablauf.

Was kostet Planerflow für eine Praxis?

49 € pro Monat (zzgl. MwSt.) – alle Funktionen inklusive, unbegrenzte Termine und Kunden, monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr und mit 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.

Brauche ich zusätzliche Hardware?

Nein. Planerflow läuft im Browser auf den Geräten, die Sie bereits nutzen – am Empfang, im Behandlungszimmer oder unterwegs. Es gibt nichts zu installieren und keine Wartung.

Wie funktioniert das digitale Wartezimmer?

Patienten melden sich selbst an, und das Team sieht in Echtzeit, wer da ist, wer wartet und wer als Nächstes dran ist. Aufrufe laufen über eine Bildschirmanzeige oder ein Signal. Für den Empfang genügt in der Regel ein einfaches Tablet.

Können wir Erinnerungen zusätzlich per SMS versenden?

Ja. Zusätzlich zur E-Mail-Erinnerung lässt sich der Versand per SMS einrichten. So erreichen Sie auch Patienten, die ihr E-Mail-Postfach selten prüfen.

Eignet sich Planerflow für Therapiepraxen?

Ja. Längere Behandlungseinheiten und regelmäßige Terminabstände lassen sich als eigene Leistungen anlegen. Patienten buchen selbst und sehen ihre Termine im Kundenportal.

Können Patienten den Standort selbst wählen?

Ja. Wenn Sie mehrere Standorte oder Behandlungsräume anlegen, kann der Patient bei der Buchung den passenden Ort auswählen. Voraussetzung ist, dass Sie diese Auswahl freigeben.

Bleibt die Auslastung über alle Standorte sichtbar?

Ja. Alle Termine laufen in einem System zusammen, sodass Sie die Auslastung standortübergreifend im Blick behalten – ohne zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln.

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Stand: November 2026