Terminverwaltungssoftware für Kanzleien, Praxen & Berater

Planerflow ist die Terminverwaltungssoftware für alle, die Termine professionell organisieren wollen – ohne sich mit komplexer Software herumzuschlagen. Buchungsseite, Kalender, Kundenverwaltung, Erinnerungen, Team-Verwaltung und Statistiken stecken in einem System. Ein Tarif, alle Funktionen, monatlich kündbar. Läuft im Browser, DSGVO-konform, auf Servern in Deutschland.

Funktionen im Überblick

Alles, was Sie für die tägliche Terminorganisation brauchen – ohne Schulungsaufwand und ohne versteckte Kosten. Die wichtigsten Funktionen sind ab dem ersten Tag freigeschaltet; es gibt keine Funktionsstufen, für die Sie extra bezahlen müssten.

Buchung & Kalender im Detail

Die Buchungsseite zeigt Ihren Kunden ausschließlich die Zeitfenster, die wirklich frei sind. Im Kalender sehen Sie alle Termine – tagesaktuell, filterbar und auf Wunsch pro Mitarbeiter. Vorlaufzeiten, Buchungsfenster und Puffer verhindern unrealistische Planungen. Termine, die telefonisch oder persönlich vereinbart werden, tragen Sie einfach selbst ein; sie erscheinen sofort auf der Buchungsseite als belegt.

Kundenverwaltung & Kundenportal

In der Kundenverwaltung liegen alle Kontaktdaten, Termine und Notizen an einem Ort – durchsuchbar und immer aktuell. Ihre Kunden können sich im Kundenportal ohne Passwort anmelden und ihre eigenen Termine einsehen. Das reduziert Rückfragen am Telefon und gibt Ihren Kunden gleichzeitig ein Stück Selbstbedienung, das sie von anderen Dienstleistern gewohnt sind.

Team, Dienstleistungen & Zeiterfassung

Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang mit eigenen Verfügbarkeiten. Dienstleistungen legen Sie beliebig an – mit Dauer, Puffer und Buchungsfenster. Die Zeiterfassung rundet das Bild ab: Sie sehen, wie viel Zeit tatsächlich in Termine und Aufgaben fließt. So wissen Sie nicht nur, wann Termine stattfinden, sondern auch, wohin die Arbeitszeit geht.

Wartebereich & Statistiken

Der Wartebereich zeigt, wer gerade da ist, wer wartet und wer als Nächstes dran ist – ideal für Praxen und jeden Betrieb mit Laufkundschaft. Die Statistiken geben Ihnen einen Überblick über die Entwicklung Ihrer Termine: Wie viele Buchungen laufen online, wie hat sich die Auslastung entwickelt, wo bleiben Lücken? So treffen Sie Entscheidungen auf Basis von Zahlen statt aus dem Bauchgefühl.

Sicherheit, DSGVO und Hosting in Deutschland

Planerflow verarbeitet alle Daten DSGVO-konform und ausschließlich auf Servern in Deutschland. Verbindungen sind per HTTPS/TLS verschlüsselt, Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert, und jeder Mandant hat einen strikt getrennten Datenraum. Das gilt für Kundendaten, Termine und Notizen gleichermaßen. Ein Drittland-Transfer findet nicht statt.

Ein Preis, alle Funktionen

Planerflow kostet 49 € pro Monat (zzgl. MwSt.) – ohne Einrichtungsgebühr, ohne Mindestlaufzeit und mit 30-Tage-Geld-zurück-Garantie. Es gibt keine Funktionsstufen und kein Kleingedrucktes. Unbegrenzte Termine und Kunden sind ebenso enthalten wie alle oben genannten Funktionen. Damit ist die Kostenplanung so einfach wie die Software selbst.

Was Planerflow von klassischer Terminsoftware unterscheidet

Viele Terminlösungen sind auf große Organisationen zugeschnitten: umfangreiche Konfiguration, lange Einführung, Kosten pro Nutzer. Planerflow setzt auf das Gegenteil. Ein Tarif für alles, Einrichtung in unter einer Stunde und eine Oberfläche, die ohne Schulung verständlich ist. Trotzdem sind die Kernfunktionen vollständig vorhanden – von der Online-Buchung über Erinnerungen bis zu Statistiken und Zeiterfassung.

Datensicherheit und Betrieb im Detail

Planerflow wird auf Servern in Deutschland betrieben. Alle Verbindungen sind verschlüsselt, Zugriffe sind rollenbasiert geregelt, und die Datenräume der Mandanten sind strikt getrennt. Sicherheitsupdates und Backups gehören zum laufenden Betrieb – Sie müssen sich um nichts kümmern. Das ist besonders für Kanzleien und Praxen wichtig, die sensible Daten verarbeiten.

Typische Einsatzbereiche

Planerflow wird in sehr unterschiedlichen Branchen eingesetzt: Kanzleien vergeben Erstberatungen, Praxen Sprechstunden, Beratungsunternehmen Erst- und Folgetermine, Dienstleister Vor-Ort-Termine und Rückrufe. Die Gemeinsamkeit: Es gibt wiederkehrende Termine, mehrere Beteiligte und den Wunsch, das Telefon zu entlasten. Genau dafür ist Planerflow gebaut.

Worauf es bei Terminverwaltungssoftware ankommt

Nicht jede Lösung passt zu jedem Betrieb. Diese Kriterien haben sich in der Praxis bewährt: Die Software sollte ohne Installation auskommen, damit Sie und Ihr Team sofort starten können. Der Preis muss transparent sein – ohne Staffelungen nach Nutzern oder Terminen. Datenschutz und Serverstandort sind Pflicht, besonders bei sensiblen Daten. Und der Alltag muss einfacher werden: Online-Buchung, automatische Erinnerungen, Kundenportal und ein Kalender, der alle Termine zusammenführt. Genau diese Kriterien erfüllt Planerflow – Sie können die Liste direkt als Entscheidungshilfe nutzen.

So starten Sie mit Planerflow

Registrieren Sie sich online, wählen Sie Ihr Passwort und schließen Sie die Bestellung ab. Anschließend hinterlegen Sie Sprechzeiten, Dienstleistungen und Mitarbeiter und teilen den Link zu Ihrer Buchungsseite. Innerhalb weniger Stunden können die ersten Online-Termine eingehen. Bei Fragen antwortet der E-Mail-Support werktags innerhalb von 24 Stunden – ohne Chatbot.

Terminverwaltungssoftware für Einsteiger und Umsteiger

Viele Betriebe verwalten Termine heute mit Kalender, Telefon und einer Liste – das funktioniert, bis die Auslastung steigt. Wer umsteigt, will keine wochenlange Einführung, sondern ein System, das sofort verständlich ist. Planerflow setzt deshalb auf eine klare Oberfläche und wenige Klickwege. Sie legen Sprechzeiten, Dienstleistungen und Mitarbeiter an und teilen den Link zu Ihrer Buchungsseite. Bestehende Abläufe bleiben erhalten; die Software kommt als zusätzliche Organisationsebene hinzu, die schnell Nutzen bringt.

Der KI-Telefonassistent als Erweiterung

Terminkalender sind nur dann hilfreich, wenn die Termine auch ankommen. In Stoßzeiten klingelt das Telefon jedoch genau dann, wenn niemand abnehmen kann. Der optionale KI-Telefonassistent schließt diese Lücke: Er begrüßt Anrufer im Namen Ihres Unternehmens, beantwortet wiederkehrende Fragen und notiert Anliegen mit Kontaktdaten. Sie bestimmen, welche Aktionen er ausführen darf. So bleibt kein Anruf unbeantwortet, und Ihr Team arbeitet weiter, ohne ständig unterbrochen zu werden – eine sinnvolle Ergänzung zur Online-Buchung.

Warteliste: Ausfälle systematisch auffangen

Wo Termine vergeben werden, gibt es auch Absagen. Ohne Gegenmaßnahme bleibt eine Lücke entstehen. Die Warteliste in Planerflow ist dafür das Sicherheitsnetz: Interessierte, die früher kommen möchten, tragen sich ein. Sobald ein Slot frei wird, sehen Sie passende Kandidaten und füllen die Lücke mit wenigen Klicks. Besonders wirksam ist das bei kurzen Terminen, die sich leicht verschieben lassen. So bleibt die Auslastung stabil, ohne dass jemand Listen abarbeiten oder Kunden abtelefonieren muss.

Erinnerungen per E-Mail und SMS

Erinnerungen sind ein Kernstück der Terminverwaltung. Planerflow versendet sie automatisch vor dem gebuchten Termin – per E-Mail und auf Wunsch zusätzlich per SMS. Weil die Angaben direkt aus der Buchung stammen, stimmen Datum, Uhrzeit und Ansprechpartner immer. Das reduziert No-Shows und Rückfragen gleichermaßen. Jede Erinnerung enthält einen Abmeldelink. So bleibt die Kommunikation ein hilfreicher Service und läuft vollständig automatisch, ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand im Tagesgeschäft.

Kundenportal und Selbstbedienung

Selbstbedienung entlastet den Alltag. Im Kundenportal können sich Ihre Kunden ohne Passwort anmelden – über E-Mail, Geburtsdatum und Postleitzahl – und ihre Termine einsehen. Rückfragen wie die nach dem genauen Termin nehmen dadurch ab. Für Ihr Team bedeutet das weniger Unterbrechungen und eine gleichbleibend gute Betreuung. Das Portal ist dabei kein separates Produkt, sondern fester Bestandteil der Terminverwaltung und im Preis enthalten.

Onboarding ohne Stillstand im Betrieb

Die Einführung einer neuen Software darf den laufenden Betrieb nicht ausbremsen. Bei Planerflow gibt es keine Installation und keine Migration von Daten aus Altsystemen. Sie registrieren sich, hinterlegen Sprechzeiten, Dienstleistungen und Mitarbeiter und veröffentlichen die Buchungsseite. Der Betrieb läuft währenddessen unverändert weiter. Sie können die Online-Buchung zunächst für einzelne Leistungen freigeben und später ausweiten. So bleibt die Umstellung kontrolliert, und Ihr Team gewöhnt sich Schritt für Schritt an das neue System.

Support, Updates und laufender Betrieb

Software muss gepflegt werden – nur eben nicht von Ihnen. Sicherheitsupdates, Backups und der Betrieb laufen auf unserer Seite. Sie müssen sich um nichts kümmern und arbeiten immer mit der aktuellen Version. Bei Fragen erreichen Sie den E-Mail-Support, der werktags innerhalb von 24 Stunden antwortet. Das ist gerade für Kanzleien und Praxen wichtig, die sensible Daten verarbeiten und Planungssicherheit brauchen. So bleibt Terminverwaltung eine Aufgabe, die läuft – ohne zusätzliche IT-Ressourcen.

Terminverwaltung für Teams mit Schichtbetrieb

In Betrieben mit Schichten wechseln die Verfügbarkeiten je nach Woche. Wer morgens arbeitet, ist nachmittags nicht erreichbar – und umgekehrt. Planerflow bildet das über eigene Kalender und individuelle Arbeitszeiten pro Mitarbeiter ab. Die Buchungsseite zeigt nur die Zeitfenster, in denen der gewählte Ansprechpartner tatsächlich verfügbar ist. Änderungen an Schichtplänen wirken sofort. So bleiben Termine realistisch, ohne dass jemand täglich Kalender von Hand abgleichen muss – ein spürbarer Vorteil für Teams, deren Arbeitszeiten sich regelmäßig verschieben. Auch mehrere Standorte lassen sich dabei in einem System führen.

Häufige Fragen

Für wen ist Planerflow geeignet?

Planerflow richtet sich an Kanzleien, Praxen, Beratungsunternehmen und Dienstleister – überall dort, wo Termine professionell organisiert werden sollen und Kunden online buchen können sollen.

Kann ich Planerflow testen?

Ja. Sie können Planerflow bestellen und 30 Tage lang testen. Wenn Sie nicht zufrieden sind, erstatten wir den vollen Betrag – ohne Fragen.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Ausschließlich auf Servern in Deutschland. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform, die Datenräume der Mandanten sind strikt voneinander getrennt.

Wie schnell ist Planerflow einsatzbereit?

In der Regel in unter 24 Stunden. Sie richten Ihren Zugang ein, hinterlegen Sprechzeiten und Dienstleistungen – Ihre Buchungsseite ist sofort erreichbar.

Ersetzt Planerflow meine bisherigen Kalender-Tools?

Planerflow bündelt Terminbuchung, Verwaltung und Kundenkommunikation. Es ersetzt damit den Wildwuchs aus Listen, Telefonnotizen und mehreren Kalendern. Für die private Kalenderführung können Sie Ihre gewohnten Tools natürlich weiter nutzen.

Kann ich mehrere Standorte verwalten?

Ja. Sie können mehrere Teams, Kalender und Dienstleistungen abbilden – zum Beispiel für unterschiedliche Standorte oder Filialen. Die Auswertung bleibt dabei zentral.

Was passiert, wenn ich kündige?

Sie können monatlich kündigen – ohne Fristen. Ihre Daten bleiben bis zum Ende der Laufzeit abrufbar; anschließend werden sie gemäß den vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben behandelt.

Muss ich für die Terminverwaltungssoftware etwas installieren?

Nein. Planerflow läuft vollständig im Browser auf den Geräten, die Sie bereits nutzen. Es gibt keinen eigenen Server, keine Installation und keine Wartung durch Ihr Team.

Kann ich Termine auch weiterhin telefonisch vergeben?

Ja. Manuell angelegte Termine erscheinen sofort als belegt und stehen online nicht mehr zur Verfügung. Falls eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, können auch diese Termine eine Bestätigung und Erinnerung auslösen.

Wachsen die Funktionen mit meinem Bedarf?

Ja. Sie können mit wenigen Leistungen starten und später weitere Dienstleistungen, Mitarbeiter oder Standorte ergänzen. Es gibt keine Funktionsstufen – alle wesentlichen Funktionen sind von Anfang an enthalten.

Können Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeiten haben?

Ja. Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Kalender mit eigenen Verfügbarkeiten. Die Buchungsseite berücksichtigt diese Zeiten automatisch, sodass keine Termine außerhalb der Arbeitszeit entstehen.

Was passiert bei einem Schichtwechsel?

Sobald Sie die Verfügbarkeiten anpassen, zeigt die Buchungsseite die neuen Zeitfenster. Bereits gebuchte Termine bleiben erhalten und müssen bei Bedarf einzeln verschoben werden.

Eignet sich Planerflow für mehrere Standorte?

Ja. Sie können mehrere Teams, Kalender und Dienstleistungen abbilden – zum Beispiel für unterschiedliche Standorte oder Filialen. Die Auslastung bleibt dabei zentral sichtbar.

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Stand: November 2026